en

Лични данни

Последно обновена: 05.07.2023 г.

Защитата на личните данни и осигуряването на прозрачност относно обработването им са важни за „Аллатра Ейч Ар“ OOД (Аллатра/ Дружеството). В тази връзка и в съответствие с изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общия регламент относно защитата на данните), представяме на Вашето внимание обща информация за нас и за обработването на лични данни от наша страна в различните взаимоотношения, в които участваме.

Данни за контакт 

„Аллатра Ейч Ар“ ООД, ЕИК: 206840846, е вписанo в Търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел и е администратор на лични данни по смисъла на Общия регламент относно защитата на данните. Адресът на Дружеството е в гр. София, п.к. 1421, р-н Лозенец, бул. Арсеналски № 123, ет. 1, ап. оф. 2.

Длъжностно лице по защита на данните

Длъжностното лице по защита на данните на Аллатра е Невена Темелкова („АМАТАС“ ЕАД, ЕИК: 204235460). По въпроси, свързани с обработването на лични данни от страна на Аллатра, можете да се свържете с длъжностното лице на електронна поща DPO@amatas.eu и на телефон +359 87 9580 777.

 

Права на субектите на лични данни

Субектите на лични данни имат следните права при обработването на техни лични данни:

  • право на достъп – имате право да получите от нас информация за това дали се обработват лични данни, свързани с Вас; имате право да получите достъп до данните и информация във връзка с обработването;
  • право на коригиране – можете да поискате от нас да коригираме неточните лични данни, свързани с Вас, както и да предоставите допълнителни данни;
  • право на изтриване – имате право да поискате изтриване на данните Ви и имате правото данните Ви да бъдат изтрити; данните може да не бъдат изтрити въпреки Ваше искане, когато е налице законосъобразно основание за обработването им, като всеки случай се разглежда отделно и субектите на данни биват информирани за взетото решение;
  • право на ограничаване на обработването – това право можете да упражните в следните ситуации: а) когато оспорвате точността на личните данни, за срок, който позволява на Дружеството да провери точността им; б) когато обработването е неправомерно, но Вие не желаете личните данни да бъдат изтрити, а изисквате вместо това ограничаване на използването им; в) когато Дружеството не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но Вие ги изисквате за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; г) Вие сте възразили срещу обработването в очакване на проверка дали законните основания на Дружеството имат преимущество пред Вашите интереси;
  • право на възражение срещу обработването – имате право на възражение срещу обработване на лични данни, отнасящи се до Вас, което се основава на легитимните интереси на Дружеството;
  • право на преносимост на данните – имате право данните, които съхраняваме за Вас и които сте ни предоставили, да Ви бъдат предадени или да бъдат предадени на друг администратор в случаите, когато те се обработват по автоматизиран начин и на основание Вашето съгласие или договор;
  • право на оттегляне на съгласието – Вие имате право да оттеглите Вашето съгласие за обработване на лични данни по всяко време (когато основанието за обработване на лични данни е съгласието); оттеглянето на съгласието действа занапред и не се отразява на даденото преди оттеглянето съгласие;
  • права при автоматизирано вземане на индивидуални решения, включително профилиране – имате право да не бъдете обект на решение, основащо се единствено на автоматизирано обработване, включващо профилиране, което поражда правни последствия за Вас или по подобен начин Ви засяга в значителна степен;
  • право на жалба до Комисията за защита на личните данни – ако считате, че ние обработваме Ваши лични данни незаконосъобразно, имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, данните за контакт с която са налични на интернет страницата ѝhttps://www.cpdp.bg/: адрес: гр. София 1592, бул. Проф. Цветан Лазаров № 2, електронна поща: kzld@cpdp.bg; моля преди това да се свържете с нас, за да предприемем мерки незабавно.

Правата си по Общия регламент относно защитата на данните можете да упражните по някой от следните начини:

  • като подадете писмено заявление до Аллатра по електронен път чрез специализираната платформа на интернет адрес ТУК; или
  • като подадете писмено заявление по електронен път на следния електронен адрес: DPO@amatas.eu; или
  • като подадете писмено заявление до Аллатра лично или по пощата на адрес: гр. София 1421, район Лозенец, бул. Арсеналски № 123, ап. оф. 2; за Ваше улеснение сме изготвили образец на заявление.

При обработването на данните от Аллатра се прилагат надеждни технически и организационни мерки за защита на данните.

Информация за обработването на лични данни от наша страна в различните взаимоотношения, в които участваме, можете да намерите в следващите препратки.

Обработване на лични данни на клиенти на Аллатра

Аллатра обработва лични данни на свои клиенти или на представители на свои клиенти – юридически лица, във връзка с договорни отношения и предоставяне на услуги, за следните цели:

  • администриране на отношенията по предоставяне на услуги и по получаване на плащания за дължими суми; 
  • реализиране на законни права на Дружеството – например за получаване на плащания и изпълнение на договори;
  • реализиране на легитимни интереси – извършване на маркетингова дейност, защита на активи на Дружеството в неговите помещения или обекти на клиенти чрез прилагане на видеонаблюдение с охранителна цел;
  • данъчни, счетоводни цели, в това число за издаване на фактури, изпълнение на задължения, свързани с прилагането на предвидени в закон задължения и др.;
  • осъществяване на контакт с 
  • разглеждане и отговор на писма и заявления за упражняване на права по Общия регламент относно защитата на данните;
  • предоставяне на посреднически услуги.

Правните основания за обработване на съответните данни в различните случаи може да бъдат съгласие на субекта на данни, изпълнение на договор, по който субектът на данните е страна, предприемане на стъпки по искане на субекта преди сключването на договор, спазване на законови задължения, които се прилагат за Дружеството, легитимни интереси на Аллатра, както е посочено в настоящото уведомление. Правните основания са базирани на приложимото законодателство, например регулацията, касаеща предоставянето на посреднически услуги по наемане на работа, Закона за счетоводството, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, Закона за задълженията и договорите, Закона за електронната търговия, Закона за електронните съобщения, Общия регламент относно защитата на данните, Закона за защита на личните данни, други закони и приложимите подзаконови нормативни актове.

Данните се съхраняват за следните срокове/срокове, изчислени съобразно следните критерии:

  • при счетоводни и данъчни цели – съгласно приложимото законодателство;
  • за целите на видеонаблюдението с охранителна цел – за срок от 60 дни, съобразно Закона за частната охранителна дейност; 
  • за целите на маркетинга – до подаването на възражение (когато основанието е легитимният интерес на Дружеството да рекламира и предлага услугите си) или оттеглянето на съгласие (когато обработването е основано на съгласие);
  • за целите на събиране на вземания и за упражняване на правни претенции – съобразно приложимото законодателство.

Лични данни, за които липсва изрично законово задължение за съхранение, се изтриват след постигането на целите, за които личните данни са събрани.

Категориите лични данни, които Аллатра може да събира за своите клиенти или за техните представители – в случай че се касае за юридически лица, са, както следва:

  • идентификационни данни за счетоводни и данъчни цели, например имена, единен граждански номер, адреси;
  • данни за контакт, например за доставка на услуги и за комуникация във връзка със заявки – адрес за кореспонция, телефони, адреси на електронни пощи;
  • видеообрази – при видеонаблюдение;
  • име, адрес, телефон, адрес на електронна поща – за обработване на заявки;
  • данни, необходими във връзка с електронно подписване на документи;
  • данни за месторабота и позиция в определено дружества, както и за трудов опит и трудова биография – при осъществяване на посреднически услуги;
  • данни за възраст и дееспособност – за изпълнение на законови задължения, приложими за Аллатра;
  • други данни, станали известни при предоставянето на услуги.

Личните данни ще се събират директно от клиента или от негов представител. Възможно е при необходимост да се използват данни от публични източници, например от Търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел.

Данните са достъпни за служители на дружеството, които следва да обработват съответната информация при изпълнение на служебните си задължения, съобразно принципа „необходимост да знае“. Служителите на Аллатра са задължени да опазват конфиденциалността на данните, станали им известни във връзка с изпълняваната от тях длъжност.

Данни може да се предоставят и на обработващи лични данни и на техни подизпълнители (предоставящи услуги, необходими за дейността на Дружеството), с които са сключени договори, в които е предвидено гарантиране на съответната защита на личните данни. Данни може да се предоставят на оператори, предоставящи пощенски услуги, във връзка с тези услуги, на банки, на институции с оглед събиране на вземания, като предоставянето се извършва след преценка за всеки конкретен случай относно необходимостта от тяхното предоставяне и след вземане на необходимите мерки за защита на данните.

Данни могат да се разкрият и пред публични органи, при наличието на законово основание за това, например за данъчни цели – на Национална агенция за приходите, за държавните органи, изпълняващи функции във връзка с посреднически услуги по подбор на персонал и др.

Ако необходими по закон или за конкретната цел данни не се предоставят на Аллатра, е възможно да не Ви бъде предоставена услуга, да не може да се издаде документ (например фактура), да не се реализира продажба и доставка на услуга (например при заявка, при която не сте предоставили необходимите данни за заявката). За други последици от непредоставяне на данни ще бъдете информирани във всеки конкретен случай.

 

Ваши лични данни не се предоставят на държави или юридически лица извън Европейското икономическо пространство (ЕИП), нито на международни организации, а ако се извършва такова обработване, ще бъдат спазени изискванията на Общия регламент относно защитата на данните. 

Възможно е с оглед легитимните интереси на Аллатра за подобряване на качеството на нашите услуги, субекти на данни да са обект на профилиране, с оглед подобряване на бизнес процесите и качествено изпълнение на услугите. Такова профилиране ще се извършва на базата на специални правила, които ще бъдат изяснени във всеки отделен случай. Дружеството няма да взима автоматизирани решения с правни последици въз основа на такова профилиране.

Обработване на лични данни във връзка с отношения със съконтрагенти

Аллатра е юридическо лице и работодател. При извършване на дейността, изпълнение на законовите задължения и за нуждите си Дружеството си сътрудничи основно с други юридически лица (дружества, предоставящи услуги на Аллатра, банки и други финансови институции, доставчици), които в тези взаимоотношения се представляват от физически лица, за които се обработват лични данни. Личните данни на такива лица се обработват за следните цели:

  • във връзка със сключването, изпълнението и прекратяването на договори, за получаването на услуги, за плащания по договори, за контакти по оперативни и други въпроси;
  • администриране на отношения по договори;
  • предоставяне и получаване на съобщителни услуги (пощенски, телекомуникационни и др.);
  • предоставяне и получаване на банкови и застрахователни услуги;
  • подобряване на процесите във връзка с изпълнението на договори;
  • изпълнение на законови задължения на Дружеството;
  • предоставяне на придобивки на служителите на Дружеството;
  • ползване на услугите на подизпълнители, където е приложимо;
  • проучване на интегритета на нашите служители.

Правните основания за обработване на данните са спазване на законови задължения, които се прилагат спрямо Дружеството и легитимен интерес на администратора, свързан с изпълнение на дейността му като юридическо лице и работодател, включително за получаване на услуги, които да подпомогнат дейността му. Основанията произтичат от действащото законодателство, например Закона за задълженията и договорите, Търговския закон, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, Закона за счетоводството, Закона за мерките срещу изпирането на пари, Закона за мерките срещу финансирането на тероризма, Закона за електронните съобщения, Закона за електронната търговия, Закона за защита на потребителите и други закони и приложими подзаконови нормативни актове.

Аллатра обработва лични данни на представители на съконтрагенти според конкретния случай и необходимостта. Данните, които може да се обработват, са имена, единен граждански номер (в някои специфични случаи по договори за услуги, в които служители на съконтрагента предоставят определени услуги или когато такива данни са посочени в пълномощни), адрес за кореспонденция, телефонен номер, адрес на електронна поща, други данни за контакт, месторабота и данни за работодател. Информацията, която такива лица споделят при комуникацията с нас (при срещи, обмен на писма и имейли, телефонен разговор, чат, изпращане на кратки текстови съобщения, имейли и други), която може да съдържа лични данни, е възможно да бъде обработена, ако има отношение към взаимоотношенията между страните.

Данните ще се събират от съконтрагентите ни или от Вас. При необходимост може да се ползват публични източници, например уебсайта на съконтрагента, Търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел и др.

В случай че лични данни се изискат от субектите на данни и същите не ги предоставят доброволно, може да се използват други законови средства и способи за получаването на тези данни, включително контакт със съконтрагенти. За всеки конкретен случай лицата се информират за последиците, ако не предоставят данни.

Данните се обработват от служители на Дружеството, които са поели задължения за опазване на конфиденциалността на информацията, станала им известна при изпълнение на служебните им задължения и които са получили тази информация конкретно във връзка с изпълняваните от тях задължения в Дружеството. В изпълнение на действащото законодателство и в предвидените в закона случаи, данни може да се предоставят на компетентни административни и съдебни органи и институции. Данни може да се предоставят и на обработващи лични данни и техни подизпълнители (предоставящи услуги, необходими за дейността на Аллатра), с които са сключени договори, в които е предвидено гарантиране на съответната защита на личните данни. Данни може да се предоставят на оператори, предоставящи пощенски услуги, във връзка с тези услуги, на банки, кредитни бюра и агенции за събиране на вземания и др., на разработчици на софтуер и др. под., като предоставянето на трети лица се извършва след преценка за всеки конкретен случай относно необходимостта от тяхното предоставяне.

Аллатра няма да предоставя лични данни на представители на свои съконтрагенти на държави или организации извън Европейското икономическо пространство. Възможно е данни да се обработват извън Европейското икономическо пространство при ползване на платформи за комуникация, при спазване на изискванията на регламента и осигуряване на прозрачност. В случай че в бъдеще възникне необходимост от други операции по предаване на обработвани от Дружеството лични данни на трети държави или международни организации, ще се спазват разпоредбите на Общия регламент относно защитата на данните, включително при евентуално последващо предаване на личните данни от третата държава или международна организация на друга трета държава или организация.

Лични данни на физически лица – представители на юридически лица – съконтрагенти, ще се обработват от Аллатра за срок не по-дълъг от този, необходим за постигане на съответната цел, за която са събрани данните или до изтичането на законовия срок.

Аллатра не профилира представителите на съконтрагентите си и не взема автоматизирани решения, които да имат правни последици за тези лица.

Обработване на лични данни на кандидати за работа

Аллатра е работодател. В тази връзка, Дружеството обработва лични данни на кандидати за работа.

В процедури по подбор за персонала Аллатра получава личните данни на кандидатите за работа лично от тях или чрез платформи за кандидатстване за работа. Във втория случай, преди данните да се получат от Аллатра, същите се обработват от съответната платформа, без Аллатра да има отношение към това обработване. Възможно е да се обработи и публична информация в профила на кандидата в професионалната мрежа LinkedIn.

При подбора на персонал се обработват следните категории лични данни: идентификационни данни, данни за придобита образователна степен и допълнителни квалификации, данни за придобит трудов стаж и опит, телефонен номер и електронен адрес за контакт, данни от проведени тестове за умения и за интегритет за някои работни позиции, записи от видеонаблюдение при провеждането на някои такива тестове или при интервюта на място в помещения, в които се извършва видеонаблюдение.

Личните данни на кандидатите се обработват на основание чл. 6, пар. 1, б. „б“ от Общия регламент относно защитата на данните – за предприемане на стъпки по искане на кандидата преди сключването на договор (преддоговорните отношения между кандидата и дружеството), чл. 6, пар. 1, б. „е“ от Общия регламент относно защитата на данните – легитимния интерес на Аллатра за подбор на служители, които отговарят на изискванията за заемане на длъжността, за която се кандидатства, както и на основание чл. 6, пар. 1, б. „в“ от Общия регламент относно защитата на данните – за спазване на законови задължения, които се прилагат за дружеството, предвидени в трудовото законодателство, например в Кодекса на труда.

Обработването се осъществява за следните цели: подбор на подходящи кадри за вакантните работни места във Аллатра, както и с цел подготовка на документите за назначаване на работа на одобрените кандидати.

В първия етап от процедурата по подбора дружеството обработва личните данни на кандидатите за работа, посочени в автобиографиите (CV), както и евентуално данни в LinkedIn профила на служителя и в попълнени формуляри на сайта на компанията, изпратени до Аллатра от кандидатите. Обработват се и данни, посочени в мотивационните писма, ако такива са изпратени от кандидатите. 

Аллатра не е утвърдило специален формуляр на автобиография и не ограничава кандидатите с такъв. CV може да бъде подадено в избран от кандидата формат, като в него следва да се съдържа информация съобразно обявените от дружеството изисквания за вакантната длъжност. С използването на стандартни европейски формати на CV, кандидатите могат да предоставят следните лични данни: три имена, адрес, данни за контакт (телефонен номер, факс, електронна поща), националност, дата на раждане, данни за трудов стаж, за образование, квалификации и обучения, информация за лични, социални, организационни, технически и други компетентности. Към автобиографиите съгласно стандартните образци се прилага актуална снимка. В автобиографиите си лицата могат да посочат и друга информация, по тяхна преценка. Данните в подаденото от кандидата CV ще бъдат обработени в цялост при разглеждането на заявлението. 

При подаване на заявление през платформата на Аллатра на уебсайта на Дружеството се обработват посочените там данни.

Данните в изпратените от кандидатите CV или подадените онлайн се обработват  от служителите на Дружеството, изпълняващи функции по подбор на персонал или от обработващ данните от името и за сметка на Аллатра, както и от лица на ръководни длъжности в Дружеството, например директор на дирекция, в която е свободната позиция. Данни за кандидатите могат да се разкрият и пред публични органи, при наличието на законово основание за това.

След прегледа на получените автобиографии, Аллатра се свързва с кандидатите, преминали първия етап от подбора и ги кани за участие във втория етап – интервю. Този втори етап включва събеседване във връзка с предоставената информация на първия етап и цели допълнително да се анализира потенциалната възможност на кандидата да изпълнява длъжността, за която кандидатства, както и съответствието със заложените критерии. Интервютата се провеждат от екип от служители на дружеството, които имат компетентност да оценят възможността на кандидата да изпълнява длъжността, както и от отдела, в който е вакантната длъжност, за която се кандидатства. За някои от длъжностите, свързани с достъп до чувствителна за дружеството и нейните клиенти информация, може да се прилагат и допълнителни тестове, като например за умения и ориентация, интегритет и други, съобразно позицията, за която се кандидатства. Възможно е интервюта да се проведат и преди, и след съответните тестове.

Ако кандидатите за работа не предоставят на Аллатра информация в някой от етапите на подбора, на базата на която да се прецени, че кандидатурите са подходящи, е възможно същите да не бъдат поканени за участие в следващ етап. Възможно е и формално кандидатите да отговарят на изискванията, но да не бъдат поканени за продължаване на подбора, защото други кандидатури са по-подходящи за конкретната длъжност. 

След приключването на втория етап от подбора, дружеството се свързва със съответните лица, за да им предостави информация дали са одобрени за започване на работа във Аллатра. От одобрените лица в процеса на сключване на договора се искат допълнителни данни, необходими за сключването на договор, съобразно изискванията на трудовото законодателство и спецификите на длъжността, за която се кандидатства.

Личните данни на кандидатите за работа във Аллатра не се предоставят на държави или юридически лица извън Европейското икономическо пространство, нито на международни организации.

Аллатра не извършва автоматизирано вземане на решения. Възможно е при някои от етапите на подбора да се извършва известно профилиране, съобразно предварително предоставена информация на кандидата, но решението за съответствие с изискванията на работодателя за заемане на вакантната длъжност винаги се взема след подробен анализ на всички данни и от хора, а не машинно, като се отчитат всички относими фактори. 

Личните данни на кандидатите за работа се съхраняват от Аллатра до изтичането на следните срокове:

1. при одобрена кандидатура и сключване на трудов договор, необходимите данни се съхраняват за срока на действие на трудовия договор, а след този срок – само при необходимост за това (например правни претенции) или при наличие на законово основание;

2. за неодобрени кандидати – данните, подадени при кандидатстването, се съхраняват за срок до 6 месеца, считано от приключването на процедурата за подбор, освен ако кандидатът не се е съгласил за съхранението им за по-дълъг срок.